展示会ブースはレンタルか自社制作か？賢い活用術と注意点を解説|株式会社栄彩

初期コストの軽減

自社で展示会ブースを制作するとなると、デザイン費、資材調達費、人件費などがかかります。

特に短期間のイベントの場合、コストに見合わないと感じる企業様も多いのではないでしょうか。

その点、レンタルであれば、必要な期間だけ借りることで初期費用を抑えられます。

株式会社栄彩では、オリジナル設計の木工ブースでありながら、レンタル対応が可能なサービスを提供しており、費用とクオリティの両立を実現しています。

保管・メンテナンスが不要

自社制作の場合、イベント後の資材保管やメンテナンスも必要になります。

実は、保管スペースの確保や劣化対応、管理業務は、企業にとって見えづらいコストです。

一方、レンタルであれば、使用後に返却するだけで済みます。自社で保管スペースを確保したり、メンテナンスの手間をかけたりする必要はありません。

特に、展示会への出展頻度が低い企業にとっては、大きなメリットとなるでしょう。

短納期や変更などに柔軟に対応可能

展示会準備には変更や修正がつきものです。出展直前にブースデザインを変更したい、イベントごとにレイアウトを変えたいといったご要望にも、レンタルであれば柔軟に対応できます。

株式会社栄彩では、首都圏に複数の制作拠点を持ち、急な依頼にも迅速に対応可能な体制が整っています。また、お打合せ・企画から設営・撤去までをワンストップで行うため、ご担当者様の負担も大きく軽減されます。

ブース面積・天井高の把握

主催者から指定される出展スペースには、例として「幅3m×奥行3m」「高さ2.7m以下」といった制限が設けられる場合があります。

事前に正確な寸法を把握しておき、その範囲内で、効果的な展示ができるレンタルアイテムを選ぶことがポイントです。

株式会社栄彩では、展示会主催者が提示する図面や仕様に応じて、制限に適合した設計・資材の選定を行い、スムーズな設営をサポートしています。

展示内容に適したサイズ設計

大型製品を展示する場合は広いスペースが必要ですが、資料配布やサンプル中心であれば、コンパクトなブースでも充分に対応できます。しかし、ただ製品を展示すればよいわけではなく、来場者の動線や接客スペースを設けるかどうかによって必要面積が変わります。

株式会社栄彩が展開する「WOOD CUSTOM 彩」シリーズでは、基本ブースにお好みで必要なオプションを追加し、予算や用途に合わせてカスタマイズが可能です。

限られたスペースでも、ブランドイメージを最大限に引き出す演出ができます。

ブースレイアウトとの組み合わせ

ブースの広さを考えるときは、背景パネル、受付カウンター、照明、展示台など全体のレイアウトとのバランスが重要です。通路幅を確保しつつ、展示物が見やすく、かつ来場者にとって心地よい導線設計が求められます。

飾りつけやPOPなどのスペースを確保し、特に映像や音響を用いる場合は、周囲のブースへの影響も考慮しなくてはなりません。

短期利用：1回限りの展示会など

初めて展示会に出展される企業様や、限られた予算で効果を試したい場合は、レンタルのメリットが大きくなります。

• 必要な期間だけ利用できるため、コストを抑えられる
• 最新のデザインや機能を備えたブースを利用できる
• イベント終了後の保管が不要になる

さらに、設営・撤去まで任せられるプランを選べば、現場の作業負担を最小限に抑えられます。

また、展示会のテーマやターゲット層に合わせて、毎回異なるブースデザインに挑戦できるのも魅力です。

長期利用：複数回の出展や長期展示

長期利用のメリットは、企業イメージを統一できる点です。毎回同じデザインのブースを使用することで、ブランド認知度の向上につながります。また、展示会ごとにブースデザインを考える手間が省けるため、他の準備に集中できます。

ただし、ブースデザインの柔軟性は短期利用に比べて制限されてしまいます。長期利用を検討する際は、将来的なデザイン変更の可能性も考慮し、汎用性の高いデザインを選ぶとよいでしょう。

注意点として、年間を通じて複数回出展するような場合には、レンタル費用が積み重なりコスト面で不利になる可能性があります。

長期的に見ると、リース契約や自社制作の方が結果的にコストを抑えられるケースもあります。総合的なコストを考慮して最適な方法を選びましょう。

契約内容の確認ポイント

ブースレンタルを利用する際には、契約書の内容をしっかりと確認することが大切です。

以下の点をチェックしておくと安心です。

• 期間延長時の料金体系
• 破損時の補償内容
• 設営・撤去に含まれる作業範囲
• オプション追加費用の有無

特に長期利用の場合は、途中でメンテナンスやリニューアルが必要になる場合があるため、アフターサービス内容についても確認すると安心です。

また、展示会の中止や延期が発生した場合の対応についても確認しておきましょう。

不測の事態に備え、リスクを最小限に抑えることが、安心してレンタルブースを利用するためのポイントです。