イベントのブース設営完全ガイド｜流れと準備、費用相場も解説|株式会社栄彩

事前準備・資材リスト作成は必須

最初に行うべきは、使用する資材の洗い出しとリスト化です。

パネル、什器、照明、サインボード、モニター、パンフレットスタンド、デモ機材など、細かなパーツまできちんとリストアップしましょう。

リストは誰が見てもわかる形にまとめ、印刷やPDF共有などで全員に配布します。

搬入日が近づくと現場は慌ただしくなるため、チェック式のリストで漏れを防ぐことが重要です。

搬入・設営環境の事前確認

イベント当日、「搬入口が想定より狭くて什器が入らない」「台車が使えない」といった事態は珍しくありません。あらかじめ会場の搬入口やエレベーターのサイズ、天井高、駐車スペースなどを確認し、搬入の順番も整理しておくと安心です。

また、壊れやすい資材や大型什器は、取り扱い手順を明確に指示しておくと現場での混乱を防げます。

組立工程は役割分担と安全管理が要

組立時は、「什器の組立担当」「電気系統担当」「装飾仕上げ担当」など、作業内容ごとに担当を決めておくことで、効率的かつ安全な設営ができます。

特に大型のパネルや木工什器を扱う場合は、必ず2人以上で運ぶ、安全帯を使用するなどの配慮が不可欠です。

現場での事故は信頼にも関わるため、安全ルールの徹底も工程設計の一環と考えましょう。

チェックリストと連絡手段の整備を忘れずに

設営工程を「資材搬入」「什器設置」「配線」「装飾」などの段階に分け、それぞれに完了チェック欄を設けたチェックリストを用意しましょう。

また、設営メンバーがスムーズに連絡を取り合えるよう、トランシーバーやSNSグループ、共有スプレッドシートなどを活用するのもおすすめです。

理想的な設営スケジュール例

以下は、1日設営を想定したスケジュール例です。

• イベント前日朝～昼：資材搬入、パネルや什器の設置、電源や配線の整備
• イベント前日夕方～夜：看板・グラフィック設置、装飾の最終仕上げ、動作確認など最終チェック
• イベント当日朝：簡単な清掃、動作確認、スタッフへの役割確認・ブリーフィング

ここで大切なのは、「時間の見積もり＋余白」を持たせることです。詰め込みすぎはリスクになります。

トラブル発生を前提に、予備時間を設定する

どんなに綿密に計画を立てても、予期せぬトラブルは発生するものです。資材の搬入遅延、機材の不具合、人員の手配ミスなど、様々なトラブルが考えられます。

こうした状況にも対応できるよう、設営全体で1～2時間程度の予備時間を設けておきましょう。

搬入終了後すぐにメイン組立に着手し、細々とした装飾は後回しにするなど、作業の優先順位をつけることをおすすめします。

会場ルールを事前にチェックしておく

展示会場には、搬入可能時間・夜間作業の可否・音出しの制限・ゴミ処理ルールなど、独自の設営ルールがあります。

事前に主催者に確認し、ルールを遵守した計画を立てましょう。関係者全員で共有しておくことも大切です。

特に大規模会場では、ブース施工業者との事前調整も早めに行いましょう。

また、電気容量や特殊な装飾など専門的な知識や技術が必要となる場合は、業者との連携が不可欠です。図面を共有しながら、不明点を解消し、安全かつスムーズな設営を実現するための準備を進めましょう。

撤収もスケジュールに含める

設営ばかりに目が行きがちですが、イベント終了後の撤収作業も忘れてはいけません。

廃材やレンタル什器の返却方法や搬出口の段取りなど、終了後の流れもスケジュールに組み込むことで、後々のトラブルを防げます。

イベントや展示会の実績多数の株式会社栄彩なら、スケジュール設計からブース設営・撤去までを含めたトータルサポートが可能です。

設営にかかる主な費用項目

以下が主な費用項目の例です。

• 設営費用：パネルや什器の組立、照明・音響の設置作業など
• 装飾費：看板、グラフィック出力、ディスプレイ制作など
• レンタル費：モニター、パネル、什器などをレンタルする場合の料金
• 人件費・交通費：施工スタッフ、搬入出スタッフ、ドライバー、移動コスト

事前にどの部分を外注し、どこまで自社対応するかを明確にしておくことで、見積もりの精度が上がります。

ブース規模ごとの費用イメージ

一般的なブース費用の相場は以下のとおりです。

• 1小間（約3m×3m）：60万円～100万円
• 2小間（約3m×6m）：70万円～150万円
• 3～4小間：160万円～300万円

上記はあくまでも目安であり、装飾の豪華さ、使用素材、照明演出の有無などによって金額は大きく変動します。検討する際は、見積もり内容をよく確認しましょう。

レンタル什器の活用でコストダウン

什器やモニターを毎回購入するのではなく、レンタルで対応することで初期コストを抑えるのが一般的です。ただし、頻繁に出展する場合は、一部資材を自社保有した方がコストを抑えられるケースもあります。

株式会社栄彩では、使い回し可能な木工什器やディスプレイの販売・レンタルサービスを行っており、費用対効果の高いプランニングが可能です。

費用を抑える工夫ポイント

• 看板やグラフィックをシンプル＆汎用的にする
• 装飾は最も見せたい部分に予算をかける
• リユース可能なモジュール式什器を導入する
• 早期発注による割引を活用する

最小限の投資で最大の効果を出すには、ブースの目的を明確化し、メリハリをつけることが何よりも重要です。